Transferprozess
In den meisten Unternehmen werden Fabriken, neue Anlagen und neue Prozesse zentral geplant und beschafft und anschließend an eine lokale Organisation übergeben. Diese betreiben dann die Fabrik oder Anlage und übernehmen alle damit verbundenen Aufgaben, angefangen von der Materialbeschickung, über das Rüsten auf unterschiedliche Produktvarianten und Werkzeuge bis hin zur regelmäßigen Wartung, Fehlerabstellung und Anpassung auf neue Produkte. Beispiele sind Fabrikplanungsprozesse, neue Montagelinien oder auch die Einführung neuer Technologien, typischerweise in Industrie 4.0 Projekte.
Die zentrale Planung hat sicherlich viele Vorteile, jedoch zeigen sich vor allem bei der eigentlichen Übergabe auch Herausforderungen, die die Übergabe erschweren und negative Effekte nach sich ziehen. Typische Herausforderungen sind dabei z. B. Personalfluktuation, Wissensverlust oder Überlastung der Organisation in der Hochlaufphase. Oftmals kann sich das Projektteam nicht wie geplant aus dem Projekt herausziehen. Negative Effekte daraus sind eine langsame Fehlerabstellung, lange Stillstände, Qualitätsfehler, zu geringe Stückzahlen und im schlimmsten Fall Eskalation beim Kunden.
Die IFAO AG hat sich darauf spezialisiert, den Transformationsprozess aus der zentralen Projektorganisation in die lokale Fabrik-/Betreiberorganisation systematisch zu unterstützen und so die negativen Effekte zu eliminieren.
Dabei besteht für uns der Transformationsprozess aus einem Transfer- und einem Change-Prozess. Denn einerseits muss das Wissen aus der Projektorganisation in die Ziel- und Betreiberorganisation übertragen werden (Transferprozess). Andererseits muss die Betreiberorganisation bereit sein, das Wissen und schließlich die Verantwortung für den Prozess oder die Fabrik zu übernehmen (Change Prozess von der alten in eine neue Betreiberorganisation). Der Change Prozess spielt insbesondere dann eine tragende Rolle, wenn das Projekt eine neue Fabrik oder eine neue Technologie betrifft.
Typischerweise startet der Change Prozess vor dem Transferprozess, wobei beide Prozesse auch mit den Meilensteinen auf den im eigenen Unternehmen existierenden Produktentstehungsprozess und den Investitionsprozess angepasst werden können. Damit entsteht eine unternehmensspezifische Projektlandschaft mit definierten Meilensteinen über alle vier Prozesse (Produkt, Investition, Change, Transfer) hinweg.
Der Change Prozess beginnt mit der Definition der Betreiberorganisation. Dies ist abhängig davon, ob eine komplett neue Organisation aufgebaut werden muss oder ob eine bestehende Organisation verändert werden soll. Auch bei bestehenden Organisationen sind derzeit oft große Veränderungen nötig, die auf ansteigende Arbeitsinhalte und vor allem die Elektrifizierung und Digitalisierung der neuen Anlagen in einer I4.0 Umgebung reagieren.
Aufbau der Organisation umfasst z. B., den Aufbau des Organigramms sowie die Definition der Rollen, Reporting-Ebenen, Geschäftsprozesse in Flussdiagrammen und SIPOC. Aus den definierten Rollen und Funktionen wird außerdem ein Einstellungs- und Qualifizierungsbedarf abgeleitet. Das Onboarding und die Qualifizierung können dann parallel zum Projekt durchgeführt werden. Wenn die (Basis-) Qualifizierung erfolgt ist, kann anschließend die Wissensübergabe aus dem Projekt erfolgen.
Der Change Prozess wird außerdem von Assessments begleitet, welche bewerten, ob die Betreiberorganisation bereit ist, das Wissen und die Verantwortung zu übernehmen. In den Assessments wird schrittweise geprüft, ob die Schlüsselrollen der Organisation durch qualifizierte Personen besetzt sind, ob alle Funktionen entsprechend besetzt sind und im letzten Schritt - kurz vor der Übernahme der Verantwortung durch die Betreiberorganisation - ob die Prozesse und die Organisation fähig sind, die Verantwortung zu übernehmen.
In aktuellen Fabrikplanungs- und Technologieprojekten wird das Change Management oftmals mit geplant und mit einbezogen. Selten bis nie wird der Übergang des Wissens von der Projektorganisation in die Betreiberorganisation betrachtet. Im Normalfall arbeitet das Projektteam mehrere Monate bis Jahre an dem Produkt und den zugehörigen Prozessen und hat deswegen das benötigte Wissen diese auch zu betreiben. Dieses Wissen muss nun strukturiert in die Betreiberorganisation übergeben werden.
Für den Transferprozess hat die IFAO die Methode der Transfermatrix und einen zugehörigen Transferprozess entwickelt. In der Transfermatrix wird festgelegt und visualisiert, wer aus der Projektorganisation welche Wissenselemente in die Betreiberorganisation übergeben muss. Wissenselemente können explizites Wissen wie Zeichnungen, Anforderungen aus R&D sein genauso wie implizites Wissen über das Abstellen von Fehlern.
Die Transfermatrix wird im Transferprozess angewandt. Dieser startet mit einem Kick-off für alle Beteiligten aus Betreiber- und Projektorganisation. In der ersten Phase werden die zu transferierenden Inhalte identifiziert und die Transfermatrix aufgestellt. Dies passiert gewöhnlich im Workshop-Stil mit Moderation durch die IFAO. Für die Transfermatrix und den Transferprozess wird außerdem ein SharePoint aufgesetzt, der die Kommunikation im Team übernimmt, auf dem Dokumente bereitgestellt werden können und über den automatisiert der Fortschritt getrackt wird. Die Wissenselemente in der Transfermatrix werden in Transfercases geclustert, die sich an den Geschäftsprozessen der Betreiberorganisation orientieren. Jeder Transfercase wird einem Transferteam zugeordnet und bekommt in der ersten Phase Akquisition einen Steckbrief: Dort einigt sich das Team auf Meilensteine, benötigte Wissenselemente, Methoden zur Wissensübergabe und einen Transfermanager der die Administration des Transferteams übernimmt.
In der Monitoring Phase findet dann die eigentliche Übergabe statt. Die Dokumente werden auf SharePoint hochgeladen, Trainings werden abgehalten, Projekt- und Fabrikteam arbeiten zusammen an Schwerpunktthemen und übergeben so implizites Wissen. Am Ende der Monitoring Phase wird im verknüpften Change Prozess die Reife der Prozesse in der Fabrikorganisation und damit die Reife der Organisation selbst, überprüft.
Anschließend erfolgt zu einem definierten Zeitpunkt der Verantwortungsübergang vom Projektteam in die Fabrikorganisation. Im Gegensatz zur Übergabe des Wissens, die sich über einen längeren Zeitraum erstreckt, ist der Übergang der Verantwortung schlagartig. So wird sichergestellt, dass zu keiner Zeit ein Verantwortungsvakuum entsteht. An den Verantwortungsübergang schließt die Shadowing-Phase an. In dieser steht das Projektteam für Rückfragen zur Verfügung, übernimmt aber nur unterstützende Tätigkeiten und zieht sich immer weiter zurück, d. h. ist zum Beispiel nicht mehr physisch vor Ort. Meilenstein vier schließt die Shadowing-Phase und das gesamte Projekt ab.
Wenn Sie Unterstützung bei der Realisierung Ihres Transferprozesses benötigen, dann nehmen Sie bitte Kontakt zu uns auf. Nutzen Sie unsere jahrelange Erfahrung sowie den Einsatz unserer bewährten Toolbox. Gehen Sie das Thema aktiv mit uns an.
